Klik hieronder om deel 2 te ontvangen:
De 8 beste tips voor meer productiviteit en een goede gemoedsrust
Wat zijn de mythen en verkeerde overtuigingen die je verhinderen om productiever te functioneren, zowel in jouw werk leven en jouw persoonlijke leven? Hoe ben je actief bezig met jouw eigen inspanningen te ondermijnen?
Het feit is dat de overtuigingen die wij over productiviteit en organisatie hebben er vaak voor zorgen dat we niet alles bereiken wat we willen. Hoewel we geen controle hebben over de omstandigheden om ons heen kunnen we de manier waarop we reageren op die omstandigheden wel bepalen.
We bekijken deze productiviteit mythen en vertellen je ook gelijk hoe jij het eventueel zou kunnen verbeteren.
Mythe 1: Georganiseerd is hetzelfde als schoon
Veel mensen vergelijken "georganiseerd zijn" met de koude, steriele, ruimtes die ze zien in glossy tijdschriften. School is niet hetzelfde als georganiseerd zijn, zelfs in de schoonste ruimte kan het misschien nog lang duren voordat je iets kunt vinden.
Een georganiseerde is een waarin de dingen die je het vaakst nodig hebt dicht bij de hand zijn, waar je kunt vinden wat je nodig hebt. Dat betekent dat de organisatie van een ruimte moet voldoen aan jouw eisen, niet een of ander opgelegde notie van hygiëne.
Als je nooit meer dan een minuut moet zoeken om iets te vinden in die rommel die sommige mensen een kantoor noemen, laat het dan gewoon met rust. Tegelijkertijd moet je ook eerlijk met jezelf zijn.
De meeste mensen beweren dat ze alles kunnen vinden wat ze nodig hebben, maar als ze op de proef worden gesteld zijn ze vaak niet in staat precieze objecten of bestanden te vinden. Als jouw ruimte niet in jouw voordeel werkt, dan moet je er even bij stilstaan hoe je dit zou kunnen verbeteren.
Mythe 2: Ik heb geen tijd voor een organisatie systeem
Dit is een bekende klacht over veel organisatie systemen. Mensen denken vaak ongeveer het volgende: "Als ik veel van mijn tijd besteed met het onderhouden van een lijstje en een wekelijke check, dan krijg ik nooit iets gedaan”. De realiteit is echter dat terwijl de meeste organisatie systemen wel wat tijd kosten om op te zetten, maar als je er eenmaal mee bezig bent dan heb je bijna geen extra tijd meer nodig. Natuurlijk is een organisatie systeem in het begin wat extra werk, maar denk eens na hoeveel stress je uiteindelijk zou kunnen besparen.
Mythe 3: Organisatie systemen zijn niet flexibel
Dit is een andere veel voorkomende klacht over veel van de productiviteitssystemen. Veel mensen denken dat hun eigen leven zo chaotisch en onvoorspelbaar is dat er geen enkel systeem is dat alles kan anticiperen.
Echter, er is nog nooit een productiviteitssysteem geweest dat geen plaats maakte voor verschillen in persoonlijkheid, werk eisen, of persoonlijke situaties. Uiteindelijk is het belangrijkste dat je een systeem hebt zodat je effectief kan reageren op onvoorziene gebeurtenissen zonder dat je voelt alsof je geen controle hebt. Als iemands leven echt zo chaotisch en onvoorspelbaar is, dan is waarschijnlijk een productiviteitssysteem een goed idee.
Mythe 4: Productiviteit betekent meer werk
Het idee is dat als je dingen vanaf nu af aan twee keer zo snel gaat doen, het zou betekenen dat productief zijn dat je ook twee keer zoveel moeten doen als nu. Als je niet slim bezig bent dan kan dat soms waar zijn, in elk geval tijdens het werk. Een baas ziet het niet graag als mensen maar een beetje rondhangen terwijl ze nog steeds worden betaald, dus als jij alles die dag al om twee uur ‘s middags af hebt, dan betekent het dat er wordt verwacht dat je iets vindt om de resterende uren te gaan doen.
Maar productiviteit is niet alleen belangrijk met werk. Als je productiever bent in jouw dagelijks leven dan betekent het dat je meer tijd hebt om dingen te doen zoals tijd doorbrengen met je familie, een vakantie te nemen, een boek te lezen, een museum bezoeken, of iets anders te doen dat je leuk vindt.
Mythe 5: Creativiteit past niet in een productiviteitssysteem
Misschien denk je dat productiviteit slechts voor mensen uit het bedrijfsleven is, niet voor creatieve mensen zoals jij. Dit is onjuist om twee redenen. In de eerste plaats is creatief werk nog steeds werk, en net zo gevoelig voor uitstel, slechte planning, en slordige werkmethoden als boekhouden, een huis schilderen, en bankieren.
De tweede reden is dat de kans groot is dat je veel meer moet doen dan alleen de creatieve dingen. Gegevens moeten worden bewaard, klanten moeten worden benaderd, belastingen moeten worden ingediend, projecten moeten worden gefactureerd, en ga zo maar door. Nou vinden creatieve mensen dit over het algemeen geen leuk werk.
Juist daarom kan het hebben van een systeem ervoor zorgen dat alles zo pijnloos en snel mogelijk verloopt zodat je meer tijd kunt besteden om creatief te zijn en minder tijd hoeft te besteden aan wat je niet leuk vind.
Mythe 6: Ik werk het beste onder druk
Er zijn mensen die geloven dat ze beter werken onder de druk van een dreigende deadline. Negen van de tien keer is dat echter niet het geval. De meeste mensen gebruiken het excuus graag, want het betekent dat ze geen verantwoordelijkheid hoeven te nemen voor eventuele problemen. Wanneer je constant veel stress hebt vanwege dreigende deadlines dan is dit niet goed voor jouw gezondheid en het is ook niet goed voor jouw prestaties.
Mythe 7: Mijn gebrek aan een systeem is mijn systeem
Deze is waar, maar niet op de manier waarop de meeste mensen het bedoelen als ze het zeggen. De puinhoop van gewoonten en overtuigingen die deze mensen hebben is in feite een systeem - en je zorgt er elke dag weer voor dat het systeem blijft zoals het is.
Maar wat de meeste mensen bedoelen is dat door het ontbreken van een systeem ze daadwerkelijk productiever zijn dan wanneer ze een systeem zouden gebruiken. Voor sommigen is dat een variatie op mythe 2, maar anderen denken echt dat die mengelmoes van gewoonten goed voor hen werkt.
Ze zien geen ruimte voor verbetering. Geloof het nou maar, het kan veel beter.
Mythe 8: Ik moet inspiratie hebben om te werken
Nee, dat hoeft helemaal niet. Inspiratie is prachtig, maar zelden verenigbaar met dingen gedaan krijgen. Wat je nodig hebt is een systeem om die momenten van inspiratie vast te leggen, zodat wanneer de inspiratie op vakantie is, je genoeg hebt om mee te werken. Wij hebben in Nederland een woord voor mensen die alleen werken als ze geïnspireerd zijn. Dat woord is "werkloos".
Mythe 9: Organisatie is saai
Dit is een variatie van mythe 1, op smaak gebracht met een vleugje van mythe 6: sommige mensen hunkeren naar de opwinding die ze hebben als het mis lijkt te gaan. Deze mythe is misleidend omdat het de aandacht op de verkeerde plaats plaatst. Organiseren is niet saai - saai is saai. Maak je eigen opwinding en het saaie aspect stopt ook. Dit betekent niet dat een duidelijke organisatie super spannend is, maar het hoeft zeker niet saai of flauw te zijn.
Een takenlijst maken
Het is 6 uur ‘s morgens. Je bent zojuist wakker geworden en staat klaar om een douche te nemen. Na het douchen is het tijd om te gaan ontbijten, het laatste nieuws op te vangen door de krant te lezen, en vervolgens aan het werk. Je voelt je heerlijk, ontspannen, en gelukkig. Je hebt hoge verwachtingen voor die dag en je wilt deze dag zo productief mogelijk maken.
Even snel vooruitspoelen tot 2 uur ‘s middags diezelfde dag. Je bent gestress en hebt nauwelijks de kans gehad om een lunchpauze te nemen. Je begint je steeds meer gestrest en moe te voelen als gevolg van dit drukke schema. Trouwens, het lijkt erop dat je bepaalde taken opnieuw zal moeten doen omdat je niet genoeg tijd had ze foutloos af te maken.
De dag die zo fijn begon is veranderd in een stressvolle dag. Je springt van de ene taak naar de andere – allemaal zo snel mogelijk - zonder iets naar behoren te doen. Je wou dat je een reset-knop kon vinden, zodat jij die dag opnieuw zou kunnen beginnen - met een andere strategie.
Een takenlijst die je doet glimlachen
Om een lijst te maken van alles wat je die dag daadwerkelijk kan bereiken moet je het volgende doen:
- Elimineer bepaalde taken – Ga alle verplichtingen na en beslis of je ze echt nodig hebt. Zo ben je misschien een actief lid van een lokale computer club, maar misschien realiseer jij je dat je niet meer genoeg tijd overhebt voor die activiteit. Hoewel je nog steeds lid kan zijn van de club kun je misschien niet meer deelnemen aan alle activiteiten. Dit zou snel bepaalde taken elimineren.
- Neem de tijd om de lijst te plannen – Bij het maken van een takenlijst moet jij je niet haasten, neemt wat tijd voor de planning van deze lijst. Op dat moment kun je even stilstaan bij de verschillende taken en neem je geen ondoordachte beslissingen.
- Verplaats belangrijke taken naar boven – Als jij de volgende dag aan het plannen bent zorg er dan voor dat de belangrijkste taken aan het begin van de lijst staan. Dit zorgt ervoor dat je die taken zo snel mogelijk afhandelt. Bijvoorbeeld, als ik weet dat er nieuwe artikelen geschreven moeten worden voor deze site, dan zorg ik ervoor dat dit aan het begin van mijn lijst staat.
- Bepaal de taken in meer detail – Als je een taak als “bouw een website” op jouw lijstje zet dan is dat een vrij groot project. Zorg ervoor dat je taken in kleinere delen opsplitst. Hoe kleiner de taken, hoe makkelijker het is om deze te voltooien.
- Doe wat werk op voorhand – Bepaalde taken kun je al voorbereiden. Zo begin ik bijvoorbeeld al op vrijdag, zaterdag, en zondag te denken over de onderwerpen van de volgende week. Dit helpt bij het schrijven van de nieuwe artikelen. Met een beetje voorbereidend werk gaan dingen iets sneller zodat je later minder hard hoeft te werken.
Onderdelen van een goede takenlijst
Als we het hebben over een goede takenlijst dan hebben we het over een takenlijst die de volgende kenmerken heeft:
- Gebalanceerd – Een goede takenlijst bevat zowel belangrijke en minder belangrijke taken. Laten we eerlijk zijn, hoewel we allemaal zouden willen dat we slechts de echt belangrijke taken hoeven te doen (taken die doel verbonden zijn), moeten we are ook voor zorgen dat de minder belangrijke taken worden gedaan (zoals boodschappen doen, het verzorgen van ons huishouden of andere dagelijkse dingen).
- Voldoende flexibiliteit – Wat gebeurt er als je een bepaalde taak geplant had maar uiteindelijk niet in staat bleek om deze taak uit te voeren? Heb je een plan B voor dit soort gevallen? Het kan natuurlijk niet zo zijn dat bij een tegenslag de hele takenlijst uit elkaar valt.
- Laat wat extra tijd over – Vergeet niet dat transities tussen twee verschillende taken ook tijd gaan kosten. Zorg ervoor dat je dit niet vergeet wanneer je een takenlijst plant. Door een extra buffer toe te voegen zorg je ervoor dat de takenlijst iets flexibeler en realistischer is.
- Niet al te veel taken op een dag: Het is moeilijk een exact cijfer te geven van het aantal taken dat je elke dag op jouw dagelijkse lijst zou moeten hebben. Het hangt van jouw eigen situatie af, maar er zouden ongeveer 5 tot 10 taken op een lijst kunnen staan. Dat zou voldoende moeten zijn voor een normale dag. Natuurlijk zijn bepaalde taken erg snel voorbij en op die dag is het mogelijk om meer taken te plannen. Zorg er wel voor dat er ook belangrijke taken op de lijst staan zodat jij in staat bent om verder te gaan met eventuele grotere projecten.
- Een ingebouwd schild – Zorg ervoor dat je een soort van beschermingsschild hebt voor jouw eigen takenlijst. Zorg ervoor dat er niet veel taken op een dag op de lijst bijkomen en dat in de loop van de dag de lijst niet ineens zal toenemen. Je kunt dit doen door het aantal verplichtingen te verminderen en de hoeveelheid projecten die je hebt te beperken. Het feit is dat hoe meer verplichtingen (of projecten) je hebt, hoe groter de kans is dat ze iets toe gaan voegen bij de dagelijkse lijst.
Conclusie
Sommige mensen doen alsof productief zijn iets is wat mensen wel of niet van nature doen, en ook niet aan kunnen leren. Natuurlijk zijn er mensen die van nature productiever zijn dan anderen, maar het feit blijft dat productiviteit, net als een nieuwe taal of een sport, aan te leren is. Met de stappen in deze special kunnen we een ding garanderen – die productiviteit komt er wel!
