Klik hieronder om deel 1 te lezen:
Wat is productiviteit en hoe kun je het verhogen?
Ben jij iemand die vaak iets vergeet? Misschien schiet je regelmatig in de stress en juist door die extra stress krijg je minder voor elkaar dan normaal. Deze volgende tips zorgen ervoor dat je niet alleen productiever bent, maar dat je ook nog eens meer gemoedsrust hebt in je dagelijks leven.
1) Schrijf het op.
Elke taak en elke afspraak moet je opschrijven. Dit bevrijdt je geest van het feit dat je iets niet meer hoeft te onthouden, iets wat zowel aandacht als energie vergt. In zijn baanbrekende boek over productiviteit, ‘Getting Things Done’, schrijft David Allen dat onvoltooide verbintenissen veel psychische energie vergen en ervoor zorgen dat je steeds minder fut hebt, steeds meer bent afgeleid, en dus uiteindelijk minder productief zult zijn. Hij benadrukt dat de eerste stap als het om het beheren van jouw tijd gaat een vertrouwd systeem is.
2) Begin met een voorsprong
De beste manier om de dag te beginnen begint de avond ervoor. Voordat je naar huis gaat of voordat je gaat slapen neem dan tien minuten om te kijken naar de verplichtingen van de volgende dag. Welke afspraken of taken kunnen niet worden gemist? Wat heb je nodig voor deze afspraken? Welke drie tot vijf taken op deze lijst zijn essentieel en kunnen niet naar overmorgen worden gezet. Bepaal wat je als eerste gaat doen. Kijk eens goed naar die lijst voor morgen en denk na of er bepaalde taken kunnen worden gedelegeerd aan iemand anders.
Hoe drukker je dag is, hoe belangrijker het is om deze lijst even snel door te nemen. Het betekent dat je die ochtend geen tijd gaat verspillen met het beslissen waar je gaat beginnen of met het verzamelen van materialen. Je begint jouw dag effectiever.
3) Doe wat je het minst graag wilt doen als eerste
Iedereen met een takenlijst heeft bepaalde taken erop staan die ze misschien het liefst helemaal zouden negeren en niet naar uitkijken. Misschien is het een onaangenaam telefoontje dat je liever niet zou willen plegen. Of de blog post je al die je niet graag wilt doen omdat je niet weet hoe je zou moeten beginnen. Of dat project wat je overweldigt omdat het zo enorm groot is. Wat het ook is, het hangt de hele dag boven je hoofd, het leidt je af, en het wordt vaak tot de volgende dag uitgesteld. Het is tijd om die cyclus te beëindigen. Doe het die dag gewoon als EERSTE. Er is niets zo motiverend als een vervelende taak van een takenlijst te kunnen vegen.
4) Zet afleidingen gewoon uit
Een van de belangrijkste reden dan mensen problemen hebben met productiviteit is de afleiding die mensen krijgen vanwege constante onderbrekingen. E-mails, telefoontjes, of mensen aan de deur. De technologie zou ons leven gemakkelijker en beter moeten maken, maar zorgt er regelmatig voor dat we ons niet kunnen richten op wat echt belangrijk is. Hierdoor kunnen we de aandacht vaak niet bewaren en is het onmogelijk om efficiënt en effectief te werken.
Maar hier is hetgene wat we regelmatig vergeten: jij bent de baas over de technologie. Wanneer je een belangrijke taak hebt die jouw aandacht vereist dan moet je ervoor zorgen dat je duidelijk en effectief kan werken. Of het nu een gesprek is met een klant of collega of misschien een belangrijke brief die je moet schrijven, plan een bepaald tijdblok in waar jij je kunt concentreren op dat werk en schakel alle afleiding uit. Zet de telefoon uit (of zet in elk geval het belsignaal uit). Zet het Internet af (in elk geval Facebook en Twitter) en sluit de deur van jouw kantoor. Voor die tijd schakel jij de externe communicatie uit en geef jij jezelf onverstoorde tijd om je echt te concentreren op wat je moet doen.
5) Neem pauze
Er is een bepaalde limiet hoe lang iemand zijn of haar complete aandacht kan besteden aan een bepaalde taak. Het maakt niet uit hoe druk je bent, na een bepaalde hoeveelheid tijd ben je gewoon niet meer zo effectief. Fysieke en / of mentale vermoeidheid begint jouw effectiviteit te belemmeren. Zorg er dus voor dat je zelfs tijdens de drukste dagen regelmatig pauze neemt. Neem misschien slechts tien minuten om op te staan, rekken en strekken, een glaasje water te drinken, en misschien nog een keer rond het gebouw lopen. Op dat moment keer je vernieuwd terug naar jouw werk, zowel mentaal als fysiek. Je bent dan in staat om nog productiever te zijn.
6) Eet een goed ontbijt
Moeten we dit nog echt uitleggen? Er zijn talloze studies waarin het belang van een goed ontbijt voor het behoud van onze gezondheid wordt aangegeven. Gezonde mensen zijn productiever. Het maakt niet uit hoe druk je bent, zorg ervoor dat je een fatsoenlijk ontbijt eet. Het fungeert als brandstof voor een goed begin van de dag.
7) Genoeg lichaamsbeweging!
We willen niet in herhaling vallen, maar gezonde mensen zijn nou eenmaal productiever. Lichaamsbeweging maakt je gezonder, dus zorg ervoor dat je elke dag genoeg lichaamsbeweging krijgt. Dat betekend helemaal niet dat je uren in de sportschool hoeft te zitten. Gewoon iets doen waardoor het hart sneller gaat kloppen en het bloed sneller door jouw lichaam stroomt. Dit stelt je in staat helderder te denken.
8) Zeg af en toe “nee”
Hoeveel afspraken heb je gemaakt die eigenlijk niet zo belangrijk waren? Heb jij taken uitgevoerd die niet relevant waren voor jou? Staat jouw agenda vol met vergaderingen die niets bereiken? Soms is het gewoon nodig om af en toe nee te zeggen. “Nee" is een volledige zin. Er is geen uitleg nodig. Gewoon nee. Je zult snel zien dat je veel effectiever bent als je dingen doet die ook daadwerkelijk belangrijk zijn.
Klik hieronder om deel 3 te lezen:
9 Productiviteit mythen die je tegenwerken
