Een van de doelstellingen van deze special is mensen te helpen bij het verbeteren van hun (persoonlijke) productiviteit. Nu kun jij je afvragen wat we precies bedoelen met productiviteit, gezien het feit dat het een woord is dat geen echt duidelijke definitie heeft. De definitie die we willen gebruiken is de hoeveelheid tijd die iemand besteedt aan het werken in de richting van zijn of haar doelen. Er is een verschil tussen druk zijn en productief zijn.
PRODUCTIVITEIT IS JOUW TIJD GEBRUIKEN OM NAAR JOUW DOEL TOE TE WERKEN.
Bezig zijn is niet noodzakelijkerwijs gelijk aan productief zijn. Zou jij het bijvoorbeeld productief vinden als je een volledig seizoen van ‘Goede Tijden Slechte Tijden’ achter elkaar afkijkt? Je bent misschien wel bezig, maar niet productief. Als je iets doet zodat je dichter bij de doelen die jij voor jezelf hebt gezet, dan wordt dat beschouwd als productief.
Voorbeeld
Bijvoorbeeld, als het jouw doel is om te beginnen met een nieuwe blog, dan zou het schrijven van artikelen worden beschouwd als productief. Dit omdat het direct betrekking heeft met jouw doel. Als jij een scriptie moet schrijven over hedendaags Nederlands televisiedrama, dan wordt het bekijken van een volledig seizoen van ‘Goede Tijden Slechte Tijden’ ineens wel productief.
Er is een andere definitie van productiviteit die gebruikt wordt in de economische sector, een definitie die belangrijk is om te weten. In economisch opzicht is de productiviteit de volgende: de productie per bepaalde invoer. Bijvoorbeeld, als iemand jou 5 appels geeft en jij maakt 1 liter appelsap, dan is de productiviteit 1 liter per 5 appels. Echter, als iemand anders 1 liter appelsap kan maken met slechts 4 appels, dan is die persoon productiever. Die persoon heeft minder appels nodig om dezelfde hoeveelheid appelsap te maken.
De maatstaf die in dit economie voorbeeld wordt gebruikt, zoals je waarschijnlijk al eens hebt gezien in een economie klas op school, is de volgende:
PRODUCTIVITEIT = OUTPUT / INPUT
Voor het eerste appel voorbeeld is P = 1/5 = 0.2 maar bij de andere persoon P = 1/4 = 0,25. Hoe groter de P, hoe groter de productiviteit. In dit geval betekent groter ook beter. Deze fundamentele kostenanalyse is zeer belangrijk en je zult dit waarschijnlijk nog wel een paar keer tegenkomen in onze special. Om te weten wat productiever is of hoe jij productiever kan zijn moet je een standaard kostenanalyse gebruiken.
Het vrijmaken van middelen
Dit is een centraal aspect van productiviteit. Als jij hetzelfde kan krijgen met minder middelen dan kun je deze overgebleven middelen nu op een andere manier gebruiken. Het belangrijkste idee is het vrijmaken van middelen, en middelen kunnen van alles zijn – tijd, energie, geld, en stress om er maar een paar te noemen.
In het appel voorbeeld hebben we dus één appel over. Dat betekent dat de kosten van de productie minder zijn (4 appels tegenover 5 appels) en we kunnen deze extra appel gebruiken voor het creëren van meer appelsap, of gewoon mee te nemen om te kunnen eten tijdens de lunch.
Persoonlijke productiviteit
Als het gaat om persoonlijke productiviteit dan wordt het moeilijker om dat te meten in cijfers en dus te kwantificeren. Persoonlijke productiviteit is afhankelijk van veel verschillende factoren, zoals onze leefomgeving, onze gewoonten, en onze levensstijl om er maar een paar te noemen. Twee van de belangrijkste factoren voor persoonlijke productiviteit zijn zowel tijd en energie, met een focus op hoe we er mee omgaan.
Als je altijd het gevoel hebt dat je moe bent wanneer je thuiskomt van het werk, dan is het niet waarschijnlijk dat je thuis veel gedaan krijgt. Je laat misschien de afwas nog een dag staan, hangt jouw kleding niet helemaal netjes over het kledingrek, en misschien begin je zelfs maaltijden over te slaan, enz. Deze feiten zijn moeilijk te kwantificeren. Echter als je meer lichaamsbeweging krijgt en als gevolg meer energie hebt, dan kun je ineens wel in staat zijn om al die dingen te doen. Hoewel we in dat geval productiviteit niet hebben gekwantificeerd, is het wel duidelijk dat je meer hebt gedaan.
Productiviteit op het werk
Als het werk wat jij doet altijd hetzelfde is, dan is het mogelijk dezelfde productiviteit definitie aan het begin van deze special te gebruiken. Stel je voor dat jouw uurloon € 25 per uur is en jij die week 10 rapporten afmaakte (P = 0,4), dan is het mogelijk jouw productiviteit te vergelijken met de week ervoor, toen je slechts 8 rapporten (P = 0,32) afmaakte. Het is dan duidelijk dat je deze week productiever was.
Wanneer iemand zegt: "Ik voel me echt productief vandaag" dan is wat die persoon eigenlijk zegt dat hij of zij genoeg energie over heeft en taken succesvol uitvoert. Er zijn vele wijzen dat mensen productiviteit definiëren, maar de basis kostenanalyse zal altijd belangrijk zijn en de meeste mensen vinden het belangrijker dat ze iets gedaan krijgen dan dat ze het precies kunnen nameten.
Focus behouden – zelfs met afleidingen
Zelfs als je vanuit huis werkt met kinderen om je heen dan is het mogelijk om ervoor te zorgen dat je een werkruimte hebt zodat jij zo productief mogelijk kan zijn. Met de volgende vijf tips kun je ervoor zorgen dat jij de focus op je werkt houdt en zo productief mogelijk blijft:
1) Organiseer jouw werkruimte
Het belang van het organiseren van jouw eigen werkruimte kunnen we niet overschatten. Als je een rommelig en ongeorganiseerd kantoor hebt dan gebruik je veel extra mentale energie om ervoor te zorgen dat jij je op jouw huidige taak richt. Dit komt omdat je psychologisch (misschien wel onbewust) alleen maar alles goed schoon wil maken en alles netjes wilt organiseren.
Onze geest hunkert naar orde. Als jouw kantoor ordelijk is, als je weet waar je alles kunt vinden wat je nodig hebt, dan wordt het gemakkelijker om te weten waar jij je aandacht op moet richten. Als het organiseren van een kantoor overweldigend klinkt dan is het aan te raden om hulp te vragen van een collega, vriend, of familielid, en als dat niet werkt, dan kun je zelfs iemand inhuren om jou te helpen bij het organiseren.
2) Bescherm jouw ruimte tegen indringers en afleidingen
Mensen die vanuit huis beginnen te werken klagen er regelmatig over, mensen komen onverwacht hun kantoor binnenlopen en beginnen vragen te stellen over huishoudelijke dingen. In het begin is dit misschien ‘slechts’ irritant, maar uiteindelijk kom je erachter dat dit jouw productiviteit sterk vermindert. Je moet dan ook een regel hebben…een “mijn werkruimte is heilig” regel. Voor mensen die thuis werken betekend dit dat als jij in jouw kantoor zit met de deur dicht, dan is de enige reden voor onderbrekingen noodgevallen of zeer dringend benodigde informatie.
Deze grenzen kunnen echter niet stoppen bij fysieke onderbrekingen. Je moet er ook voor zorgen dat een eventuele persoonlijke telefoon jou niet lastig valt en als het even kan de “nieuwe mail” aanduiding op de computer uitschakelen. Het telkens controleren van jouw e-mail is een enorme verspilling van tijd en ontspoort de focus volledig.
3) Verwachtingen voor mensen waarmee je werkt
Nu zal je misschien zeggen “dat is allemaal leuk en aardig, maar ik werk op kantoor, wat kan ik dan doen?”. Als jij werkt in een kantoor omgeving dan kun je onderbrekingen door collega's of je baas nog steeds minimaliseren. Vertel collega’s dat onderbrekingen jouw productiviteit verminderen en dat jij daarom eventuele onderbrekingen zo beperkt mogelijk wilt houden.
Zo kun je bijvoorbeeld zeggen dat jij e-mails zult beantwoorden om 11 uur ’s morgens en drie uur ‘s middags, dit in plaats van gedurende de dag te reageren op elk individueel bericht.
4) Van tevoren plannen
Wanneer er een onderbreking is die je kunt anticiperen dan kun je ervoor zorgen dat dit geen probleem wordt. Stuur een collega die vragen heeft bijvoorbeeld naar iemand anders die aan hetzelfde project werkt of plan een andere tijd om te praten. Soms kan meer verantwoordelijkheid delegeren aan de betrokken partij ervoor zorgen dat zij zich beter voelen en jij minder last hebt van onderbrekingen.
5) Het probleem aanpakken
Maar dat betekend natuurlijk niet dat je alles gewoon moet negeren, mensen moeten weten dat jij beschikbaar bent als ze je echt nodig hebben. Als je bijvoorbeeld een collega hebt met een vraag, dan kun jij bijvoorbeeld zeggen: “Ik weet dat je bezorgd bent over het rapport, maar ik ben op dit moment met iets anders bezig, kunnen we er vanmiddag over praten? Wat dacht je van vier uur?” Je schrijft het in jouw agenda en kunt gelijk weer aan het werk.
Klik hieronder om deel 2 te lezen:
De 8 beste tips voor meer productiviteit en een goede gemoedsrust
